FONGTEK COMPANY
Gestión de la Información
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En FONGTEK
Creemos que compartir información de manera ordenada, segura y actualizada es responsabilidad de todos.
Mantener nuestros documentos bien organizados y en el repositorio correcto nos permite:
- Facilitar la colaboración y evitar retrabajos.
- Reducir riesgos de filtración o pérdida de datos.
- Cumplir con auditores, clientes y socios estratégicos.
Acciones clave para todos los colaboradores
- Verifiquen sus accesos al repositorio correspondiente.
- Carguen o actualicen documentos únicamente en el espacio designado.
- Confirmen siempre la versión antes de usar o reenviar un documento.
- Notifiquen a Calidad cualquier modificación en archivos relacionados con las normas ISO.
- Compartan información únicamente con su grupo o con toda la comunidad, según corresponda.
- Reporten de inmediato a IT (Seguridad de la Información) cualquier acceso indebido o incidente.
Beneficios de un manejo disciplinado de la información
- Protección de la confidencialidad e integridad de documentos sensibles.
- Trazabilidad y disponibilidad de archivos para auditorías, proyectos y toma de decisiones.
- Colaboración eficiente entre áreas, equipos y niveles organizacionales.
Repositorio abierto para toda la organización, diseñado para centralizar la información de uso común que aplica de manera transversal a todos los colaboradores de FONGTEK.
Objetivo: Facilitar el acceso a políticas, lineamientos y herramientas corporativas, asegurando que todos los colaboradores cuenten con la misma versión actualizada de la información necesaria para el trabajo diario.
Gobierno: Acceso administrado por el área de IT (Seguridad de la Información) y las áreas responsables de la publicación de cada documento.
Contenido: Políticas corporativas, Comunicados oficiales, guías de trabajo, herramientas y plantillas de uso común.
Canales:
- General: Material de branding, archivos compartidos, información documentada.
- FONGTEK Academy: Repositorio temporal de entrenamientos.
Audiencia y permisos:
- Toda la comunidad FONGTEK con licencia Básica y Estándar: acceso de lectura a todos los documentos.
- Áreas responsables: permisos de carga y actualización sobre la información que les corresponde.
- Usuarios externos: sin acceso.
Repositorio diseñado exclusivamente para los Gerentes de FONGTEK, donde se concentran los documentos estratégicos y transversales necesarios para la gestión y toma de decisiones a nivel directivo.
Objetivo:
Centralizar la información crítica de gestión para garantizar que los Gerentes cuenten con documentos actualizados y accesibles que respalden la planeación, coordinación y supervisión de sus áreas.
Gobierno: Acceso administrado por el área de IT (Seguridad de la Información) en conjunto con la Dirección General, asegurando que el acceso sea únicamente para Gerentes.
Contenido: Procesos transversales, plantillas oficiales, reportes ejecutivos, minutas del Staff Meeting, estrategias, planeaciones y presentaciones estratégicas.
Canales:
- General: Archivos compartidos.
- Estrategias y planeación: Proyectos estratégicos, proyectos internos y Face-to-Face.
- Staff Meetings: Minutas y material.
Audiencia y permisos:
- Gerentes de FONGTEK: acceso completo para consultar y actualizar documentos.
- Colaboradores no gerenciales: sin acceso.
Estos repositorios están destinados a la gestión operativa de cada departamento y concentra la información necesaria para el funcionamiento diario de los equipos.
Objetivo: Asegurar que cada área cuente con un repositorio propio, organizado y actualizado, que facilite la ejecución eficiente de sus procesos y la trazabilidad de la información.
Gobierno: Acceso administrado por cada Gerente. El nivel de acceso será definido por el Gerente de cada área, quien determinará qué colaboradores pueden consultar o actualizar la información.
Contenido: Procedimientos operativos, checklists, reportes internos y demás documentos de soporte para la operación del departamento.
Audiencia y permisos:
- Lectura/edición: Miembros del área.
- Lectura: IT (soporte), CEO.
Consulting Human Resources Information Technology SalesField Services Managed Services
Repositorio oficial que concentra toda la documentación relacionada con las normas ISO que aplica en FONGTEK. Incluye políticas, procedimientos, registros y evidencias requeridas para mantener la conformidad con los estándares internacionales.
Objetivo: Garantizar la trazabilidad, integridad y disponibilidad de la documentación necesaria para auditorías internas y externas, así como para la mejora continua del sistema de gestión.
Gobierno: Acceso administrado por el área de Calidad, en coordinación con IT (Seguridad de la Información) para asegurar el control de versiones y la actualización oportuna de documentos.
Contenido: Procedimientos normativos, políticas oficiales, registros, evidencias documentales requeridas para la norma ISO.
Audiencia y permisos:
- Área de Calidad: acceso completo para cargar, actualizar y gestionar documentos.
- Gerentes de área: acceso de consulta y aportación de evidencias cuando se requiera.
- Colaboradores: acceso restringido a documentos específicos, definidos por el área de Calidad.
- Auditores externos: acceso temporal y controlado durante procesos de auditoría.